يتعين على الشخص المرخص له أن يقوم بوضع وإعداد نظم تقارير شاملة توفر للعملاء صورة واضحة ودقيقة عن أوضاع المحفظة الاستثمارية والصفقات التي يتم تنفيذها، وذلك من خلال إعداد ما يلي:
1. تقارير دورية شاملة - بصفة شهرية على الأقل - توضح محتويات وقيمة المحفظة الاستثمارية على أن تتضمن ما يلي، كحد أدنى:
أ. رقم المحفظة الاستثمارية.
ب. التاريخ المعد عنه التقرير.
ج. الأرصدة النقدية المتاحة للعميل.
د. الأوراق المالية التي تحتويها المحفظة الاستثمارية.
ه. القيمة الإجمالية للمحفظة الاستثمارية في التاريخ المعد عنه التقرير.
و. نسبة الأرباح/الخسائر المحققة وغير المحققة منذ بداية السنة.
ز. التفاصيل المتعلقة برهن المحفظة، مع تحديد الشخص/الجهة التي تم رهنها لمصلحته، ومرتبة الرهن.
ح. المبلغ الإجمالي للرسوم والعمولات المحتسبة سواء لصفقات الشراء و/أو البيع للأوراق المالية، أو لإدارة المحفظة الاستثمارية وأي خدمات أخرى قام بها الشخص المرخص له خلال الفترة.
ط. وصف كل ورقة مالية تحتويها المحفظة الاستثمارية:
• اسم الورقة المالية.
• البورصة المدرج فيها الورقة المالية.
• متوسط تكلفة شراء الورقة المالية.
• القيمة السوقية للورقة المالية المدرجة بالبورصة.
• قيمة كل ورقة مالية وفق العملة التي تم شراء الورقة المالية بها، مع اتباع معايير المحاسبة الدولية عند تحديد وتقييم قيمة الورقة المالية وفق سعر صرف العملة.
• نسبة الورقة المالية إلى إجمالي المحفظة الاستثمارية.
ي. بيان حركة المحفظة الاستثمارية لفترة محددة.
2 . إخطارات بشأن أية أمور تتعلق بالأوراق المالية المكونة للمحفظة الاستثمارية التي يتملكها العميل، وتتمثل تلك الإخطارات فيما يلي:
أ. إخطار بشأن موعد انعقاد الجمعية العامة للشركات التي يتملك فيها العميل أوراقاً مالية أو اجتماعات حملة الأوراق المالية الأخرى.
ب. إخطار بشأن إقرار الجمعية العامة للشركات التي يتملك فيها العميل أوراقاً مالية عن أي توزيعات للأرباح أو العوائد سواء في صورة نقدية أو أسهم منحة أو أصول عينية أو حقوق أخرى.
ج. إخطار بشأن استلام الشخص المرخص له أي توزيعات للأرباح والعوائد سواء في صورة نقدية أو أسهم منحة أو أصول عينية أو حقوق أخرى، على ألا تتجاوز فترة استلام الأرباح من بداية توزيعها عن عشرة أيام عمل.
د. إخطار بشأن القرارات التي يتم اتخاذها من قبل مجالس إدارات الشركات التي يتملك فيها العميل أوراقاً مالية، وتتعلق بأي تعديلات بشأن رأس المال المصدر في حدود رأس المال المصرح به، أو تحويل أوراق مالية إلى أسهم في رأس مال الشركة.
ه. إخطار بأي اكتتاب، أو زيادة رأس مال، أو استحواذ، أو اندماج، أو تصفية، أو تغيير أغراض أو اسم الشركة مصدرة الورقة المالية الموجودة بالمحفظة، أو في حالة شطبها أو انسحابها من البورصة.
و. إخطار بشأن أي قرارات متخذة من قبل الجهات الرقابية تجاه الشركات التي يتملك فيها العميل أوراقاً مالية.
هذا، ويتعين أن يقوم الشخص المرخص له بموافاة العميل بالإخطارات، وذلك بشكل فوري بعد أي تغيرات قد تطرأ على الأوراق المالية، وذلك وفق ما سلف ذكره أعلاه.