يُعد في الهيئة سجلاً خاصاً لقيد البلاغات التي ترد إلى المدير التنفيذي الذي يحيلها إلى الموظف المختص ويقوم هذا الموظف بإثباتها في محضر، ويقيد ملخص البلاغ وتاريخه في السجل ذاته، ويشار فيه إلى ما تم بخصوصها من حفظ أو جمع استدلالات أو إحالة إلى جهة أخرى وما تم بشأنها.